02月03日
(金)
2023年
リモートワーク環境における科学文献へのアクセスと著作権遵守の管理
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※本ブログ記事は2020年10月14日に原文が投稿されたものの翻訳となります。
文献管理は、業況が好調な時であっても、企業にとっては難しい作業です。まして世界的に新型コロナウイルス感染症が蔓延している現在、その作業は一層難しくなっています。ナレッジおよびインフォメーション・マネジメント・コンサルタントとして、私はさまざまな文献管理の手法を見てきました。中には、社員の自由裁量に任せている会社もありました。そういうところでは、社員が自分のクレジットカードを使って出版社から直接論文を購入したり、個人アカウントや所属学会を通じて定期購読物にアクセスしたりしていました。ユーザーがPDFを共有ドライブやSharePointに保存し、同僚にメールで一斉送信したり、Yammerに論文を投稿したり、論文について議論したりしているのを見たこともあります。会社が購入した論文をExcelファイルで記録するのと同時に、組織内に文献を管理する担当者を置いているクライアントもありました。これらのアプローチはいずれも不適切な点がありますが、特に重大なのは著作権遵守の問題です。また、現在は多くの社員がリモートワークを行っていて、社内ネットワークに接続されていない可能性があります。そうなると、会社が定期購読していて、本来はアクセスできるコンテンツに、シームレスにアクセスできなくなっている可能性があります。
文献管理ツールは、コンテンツへのアクセスを効率化し、共同作業者間のコミュニケーションを改善することで生産性を向上させます。ここ数年で多くの文献管理ツールが誕生しました。文献管理ツールは、もはや単なるドキュメント配信サービスではなく、ディスカッションを促進するコラボレーションツールになっています。多くの社員が在宅勤務を行い、オフィスなどに残っている社員は一部という現在、かつては廊下や会議室、研究室で自然に発生していた会話が消滅しています。オフィスで隣に座っていた頼れる同僚も、オンラインでしかコミュニケーションができなくなっているかもしれません。適切な情報管理ツールは、コラボレーションの改善、ワークフローの簡素化、ユーザーの時短に役立ちます。
現在の状況を見ると、今は新しいツールを社員に提供するのに最適な時期ではないと思えるかもしれません。しかし、社員の生活を楽にして、コンテンツを管理しやすくするソリューションを展開するのは、やってみるだけの価値がある試みで、想像するほど困難でもありません。
あるクライアントは、最近、文献アラートから抽出された5万本以上の論文を見直す文献精査プロジェクトを開始しました。そのクライアントはタスクを管理しやすくするために文献管理ツール内の共有ライブラリに引用を追加し、それをグループメンバーに割り振りました。さらに、精査の過程で必要になる情報を取得するためのワークフローを作成し、分野の絞り込みや検索を可能にしました。このリソースがなければ、このタスクは実質的に不可能だったでしょう。
「RightFindでは、フィールドを高度にカスタマイズして、トピックの自動分類などの組み込み機能に組み合わせることができます。それにより、我々は独自のワークフローを驚くほどうまく作り上げ、機能させることができました。そのため、接する機会が減ったにもかかわらず、チームはしっかり連携し、分担して作業を進めることができました。RightFindのような柔軟な文献管理ツールがなかったら、このタスクを成し遂げるのは無理だったかもしれません」
RightFindでは、あらゆる文献ニーズに対応する中枢アクセスポイントを設け、ユーザーはそこで文献の検索、取得、精査、注釈付け、共同作業を行うことができます。もはや当て推量は無用です。このシステムは、定期購読経由で入手可能な文献や会社の著作権ライセンス対象の文献を自動的にチェックします。トランザクションごとに著作権許諾を確認するため、著作権侵害のリスクも低下します。しかし、最も重要なのは、適切な文献管理ツールによって、研究者が文献にアクセスしやすくなることです。研究のスピードが上がれば、発見や意思決定も速くなります。
また、文献管理が技術的な重荷になってはいけません。とりわけ、すでに業務に忙殺されているITチームの負担を増やすようなことは避けるべきです。最近、あるクライアントの依頼でRightFindを導入したところ、フィードバックはポジティブなものばかりでした。
「社員同士が直接顔を合わせる機会が少ないこの時期にしては、驚くほどスムーズに導入プロセスを進めることができました。RightFindの導入プロセスが容易だったのは、単一の窓口、わかりやすいインターフェース、ウェブ会議を通じたエンドユーザー向けトレーニングのおかげです。RightFindは、従来の文献管理システムから大きく進化しており、当社の研究開発関係者には大変評判です」
Scholar Rock社IT担当シニアディレクター、Peter McLaughlin氏
新しいシステムを導入するのは大変だと思っていませんか？プロセスを円滑に進めるために、コンサルタントを雇うのも一つの手です。SSOの統合さえ頼めれば、ほかにITグループの手を煩わせることはありません。やってみるだけの効果があることは請け合いです！
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