著作権に関する社員の認識向上に向けて

By Stephen Garfield
本ブログ記事は2023年3月14日に原文が投稿されたものの翻訳になります。

社員と著作権に関する認識 – ポリシー共有だけでは不十分

調査会社のOutsell社が発表した最新の「Information Seeking and Consumption Study（情報探索と消費研究）」では、企業は自社の著作権ポリシーについて話し合うことが増えているという傾向が報告されており、そのポリシーを認識している社員は74%に上っています。しかし、社員の行動はそれらのポリシーと一致していないことがよくあります。

コンテンツの重要性

出版コンテンツはイノベーションの核心にあります。ニュース、特集記事、調査報告などの情報に、チームがどれだけ容易にアクセス、共有できるかは、組織およびチームがイノベーションを促進し、製品やサービスを市場に展開するペースに影響を及ぼすこともあります。情報検索と消費について、Outsell社が最近調査を行った結果によると、平均して社員は週にほぼ８回、15人とコンテンツを共有しています。コンテンツの49%が社外の情報源から得られたものであることを考慮すると、許諾を受けていない共有が社員1人あたり１週間で57件発生している可能性があります。

自社の社員は会社の著作権ポリシーを理解しているか？（大抵は理解していない）

研究型企業の社員にとって、サードパーティーの出版コンテンツへのアクセスは極めて重要です。同僚との情報共有はコラボレーションを支え、イノベーションを促進しますが、必要な購読契約、ライセンス、許諾を最初に得ることなく、このようなコンテンツ共有を行うのは、潜在的に多大なリスクを孕みます。実際、議論を推進し、ビジネスを前進させるために安直にコンテンツのやり取りを行うと、著作権侵害のリスクが生まれたり、高まったりします。さらには、訴訟や和解に発展して高い費用を払うことになったり、ブランドの評判に影響が及んだりすることもあります。

特許、商標、社員あるいは契約業者が作成し、著作権で保護されている制作物など、自社の知的財産を保護することは重要です。それについては社員も同意するはずですが、調査会社Outsellの最新の調査では、著作権に関する社員の認識について、不安を感じる統計結果も明らかになっています。

合法的にできることの限界を正しく認識することなく、コンテンツを共有すると、無意識のうちに会社をリスクに晒すことがあります。

著作権認識を高めるためにすぐできる3つの対策

1. 新入社員に対しては、会社の著作権ポリシーを認識させ、その後も内容を忘れたり、情報が時代遅れになったりするのを防ぐために、継続的に教育を行いましょう。
2. 社員教育には身近に感じられる経験と具体的なユースケースを含めて、チームが企業のポリシーの詳細をより深く理解できるようにします。例えば次のようなシナリオを引き合いに出します。「自分の会社が影響力のある業界雑誌で大きく取り上げられたとします。コラボレーションツールを介して、この記事を少人数の同僚に送ることは問題ないでしょうか？」「全文記事を使用する許可を得ている場合、１章を引用して、プレゼンテーションに含めることは問題ないでしょうか？」
3. 社員が簡単に答えを得られるようにします。完全にトレーニングを受けていなければ、著作権について質問があっても、誰を頼ればいいのかわからないかもしれません。質問に答えられる著作権の専門家あるいは部署を設置して、そのサービスの存在を組織全体に知らせます。

企業は、著作権についての社員教育とコミュニケーションを支援する取り組みを行い、合理的なコンテンツワークフローを推進するために適切なコンプライアンスソリューションを採用することができます。そのようなソリューションがあれば、コンテンツ管理ソフトウェアを通して、著作権コンプライアンスに則った適切なライセンスが得られるので、全ての社員にとって、必要な許諾を確実に得ることがより容易になります。

「Information Seeking and Consumption Study（情報探索と消費研究）」をダウンロード

社員のコンテンツ共有習慣についての詳細、および著作権で保護されたコンテンツの消費、使用、共有に関して、人はどのように考え、行動しているのかについての知見をさらに深く知るには、2023年度版「Information Seeking and Consumption Study（情報探索と消費研究）」全文をお読みください。