07月14日
(金)
2023年
企業の文献管理ソリューションを探すにあたって 確認すべき 10 の質問
本ブログ記事は2023年4月20日に原文が投稿されたものの翻訳になります。
研究開発型企業にとって、適切なコンテンツを適切なタイミングで見つけることは必須ですが、どのようにそれらのコンテンツを取得し管理するか、いつ文献管理ツールの導入を考えるべきかを検討することも同様に重要です。
順位をつけがたい数多くの優先課題を抱え、リソースは限定されている状態で、多くの中小企業 (SMB) は、情報資産の整理の手法、個々の社員が出版論文にアクセスする方法、そこで適切な許諾を取得しているかどうかに関連する潜在的なリスクまで考えていないかもしれません。専任の情報マネジャーを設置している企業でも、手作業で出版コンテンツ申請に対応し、コンテンツ再利用の権利確認をしていては、ある時点で限界がやってきます。適切なツールを備えなければ、コンテンツの支出や利用を最適化する機会を逃してしまいます。
情報管理戦略にまさにこれから着手するのであっても、現在の戦略をもう一歩先に進めるのであっても、自動化され一元化された情報管理ソフトウェアを確保すれば、以下の通り、企業に多くのメリットがもたらされます。
- コンテンツ投資の価値を最大化する
- 全社でコンテンツアクセスを合理化、推進する
- 著作権コンプライアンスを強化する
- リサーチフローを加速、イノベーションを促進する
文献管理ソリューションに投資する時期だと決意したのであれば、その探し始めにあたって次の 10 個の質問について考えてください。
1. ソフトウェアは企業向けに作られているか？
今日、市場には優れた情報管理ソフトウェアツールが多数存在しますが、その中には学術機関あるいは個人ユーザー向けで、企業チーム（メディカルアフェアーズ、法務部門、 R&D など）に特有のニーズや独特のワークフローに適合しないものもあります。ソフトウェアを開発した企業、対象としているユーザー、製品ロードマップの構成を必ず調べましょう。
2. 許諾確認機能がワークフローに完全に統合されているか？
多くの文献管理ツールは「著作権許諾をまとめて表示」と謳っていますが、この非常に重要なタスクについて、ベンダーのアプローチは千差万別です。ソリューションによっては、文献の横にリンクが貼ってあるだけで、ユーザーは別のツールを用いて、利用可能な許諾権利を手作業で調べなければなりません。さらに、関連するコンテンツの再利用権利については、その 2 つ目のツールで再度確認を求められることすらあります。一方、他のベンダーは、全ツールを通して、文献レベルで正確な許諾権利を把握できる機能を提供しています。この違いによって、ユーザーがコンテンツの使用権利を確認しようと思うか、会社の著作権コンプライアンス努力に合わせようとするかが決まります。個々のユーザーが詳細な著作権許諾情報に、利用する時点で容易にアクセスできるようにすることは、多忙なチームメンバーの貴重な時間を節約するだけでな
く、「正しい行い」をできるだけ簡単にします。
3. ニーズに合致する柔軟な請求方法を備えているか？
コンテンツに１カ所から一元的にアクセスできるようにするのは、企業にとって一般的になっていますが、多くの企業は今でもさまざまなレベルで支出を追跡できる機能を必要としています。例えば、特定のチームや部署は各々の注文に対して自ら支払うことになっているとか、クレジットカードで支払えるようになっているなどの事情があるなら、それらに対応できる柔軟性が必要ではないでしょうか？情報管理チームが全社的な文献管理システムに責任を担っている場合、最終的に予算を手にしているさまざまな部署にコストを振り分けなければならないことはよくあります。このプロセスをシンプルにするには、柔軟なトラッキングフィールドやコストコントロール機能があり、さまざまなチーム、部署、あるいはコストセンターに必要に応じて請求が振り分けられるソリューションを探しましょう。
4. コンテンツ利用レポートのレベルはどの程度か？
料金を振り分け請求する機能と密接に関連するのが、利用状況と支出を詳細にモニターできる機能です。データドリブンな意思決定に目を向ける企業が増える中、このような機能があれば、ユーザーがコンテンツをどのように利用しているのか、どのコンテンツが会社に最も価値があるのかもより明快にわかります。一部のツールは単に注文履歴を示すだけですが、利用状況についてカスタマイズされた詳細レポートを作成する機能や、出版社のプラットフォーム全体の COUNTER 統計をまとめて明快に視覚化する機能を備えているツールもあります。分析ツールや予測ツールは予算予測にも役立ちます。戦略的なコンテンツ需要を明確化し、網羅できていない部分を特定し、コンテンツ投資利益率を実証するために、必要なデータが得られるソリューションを探しましょう。
5. 出版社との直接契約はどのように扱われるのか？
定期購読は複雑になることもありますが、包括的な文献管理ソリューションは、シンプルなサイトの利用許諾から、緻密で変更の多い制限事項まで、定期購読管理のあらゆるレベルをわかりやすく示します。さらに強力なソリューションは、企業全体のユーザーのアクセスをシームレスに統合し、サイトの使用許諾から、プリペイドの取引契約（トークン）によるコンテンツアクセスまで対応しています。また、検討中のソリューションで、ユーザーは申請したコンテンツのコピーに実際にアクセスできるのか、あるいはユーザーは外部のウェブサイトに誘導されるだけで、そこでアクセス問題を自分で解決しなければならないのかも必ず確認してください。
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